Bayern: Archivierung elektronischer Unterlagen

ZD-Aktuell 2015, 04542


Nach einer Mitteilung der Staatlichen Archive Bayern wurde das „Digitale Archiv” eröffnet. Elektronische Unterlagen, denen rechtliche Beweiskraft oder bleibende Bedeutung für die historische Forschung zukommt, sind dauerhaft zu archivieren. Die Staatlichen Archive wollen der Herausforderung der Langzeitspeicherung in Kooperation mit den Archivverwaltungen in Baden-Württemberg und Hessen begegnen.

Die Langzeitspeicherung stelle eine neuartige Herausforderung dar, da digitale Daten um ein Vielfaches vergänglicher und leichter manipulierbar sind als analoge Unterlagen. Da gleichzeitig die Medien, die zur Speicherung und Darstellung der Daten benötigt werden, einem permanenten Wandel unterliegen, können elektronische Dokumente, die nicht laufend gepflegt werden, oft schon nach kurzer Zeit nicht mehr korrekt interpretiert werden.

Im staatlichen und kommunalen Bereich gelten z.T. langjährige Aufbewahrungsfristen, die es erforderlich machen, Daten und Dokumente auch noch nach vielen Jahren recherchieren und wieder zur Anzeige bringen zu können. Einige staatliche Einrichtungen seien der irrigen Meinung, dass sie elektronische Daten gar nicht ans Archiv abgeben dürfen, vor allem wenn sie einen Personenbezug aufweisen. Dabei sei klar, dass alle Arten elektronischer Unterlagen, die bei den öffentlichen Stellen erwachsen, der in den Archivgesetzen von Bund und Ländern verankerten Anbietepflicht unterliegen. Hierzu gehören außer den elektronischen Akten im engeren Sinne auch Daten aus Fachanwendungen und Datenbanken, Geoinformation, amtliche elektronische Publikationen, E-Mail-Postfächer oder File-Ablagen.

Um die dauerhafte Erhaltung der übernommenen elektronischen Unterlagen gewährleisten zu können, müssten Digitale Archive eingerichtet werden, die es nicht nur erlauben, archivwürdige elektronische Unterlagen kontrolliert zu übernehmen und physisch zu erhalten, sondern sie auch zu erschließen und den Archivbenutzern bei Bedarf zur Einsichtnahme vorzulegen. Zu ihrem Funktionsumfang gehört auch die laufende Pflege und Überwachung des archivierten Datenbestands.

Bayern hat in der Kooperation die Aufgabe übernommen, die Benutzungswerkzeuge (Access) zu entwickeln, um das elektronische Archivgut aus dem Speicher zurückholen und für die Einsichtnahme durch Benutzer aufbereiten zu können. Die Fertigstellung des Access-Moduls bot nun den Anlass, das Digitale Archiv der Öffentlichkeit vorzustellen. Einzelne Komponenten (z.B. Data Management oder Preservation Planning) sind noch in der Entwicklung. Außerdem müssen die vorhandenen Module weiter optimiert und kontinuierlich an wechselnde Datentypen und Datenformate angepasst werden.

# Vgl. auch Katko/Knöpfle/Kirschner, ZD 2014, 238.


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